Datenschutz

1. Einleitung

INFORMATIONEN ZUM DATENSCHUTZ S.A. JEAN CONVENTS A.G.
Die AG Jean Convents, mit Sozialsitz gelegen Simarstrasse 36 in 4700 EUPEN und eingetragen in der Zentralen Unternehmsdatenbank unter der ZUD Nummer BE 0417.907.771, misst der Datensammlung und der sicheren, transparenten und vertraulichen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eine große Bedeutung bei. Wir möchten insbesondere die Daten unserer Kunden, Subunternehmen und Lieferanten unter anderem gegen Verluste, Verstöße, Fehler, nicht erlaubte Zugriffe oder nicht erlaubte Verarbeitung schützen.

Mit dem vorliegenden Informationsdokument bezüglich des Datenschutzes möchten wir Sie über die Datensammlung und die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren.

Wir bitten Sie, diese Informationen bezüglich des Datenschutzes aufmerksam zu lesen, da sie wichtige Informationen dazu enthalten, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und warum wir dies tun.

Mit der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten erklären Sie ausdrücklich, diese Informationen bezüglich des Datenschutzes zur Kenntnis genommen zu haben und mit dem Inhalt sowie mit der Verarbeitung der Daten einverstanden zu sein.

2. Anwendungsgebiet

Diese Informationen bezüglich des Datenschutzes betreffen alle unsere Leistungen und, allgemeiner ausgedrückt, alle Tätigkeiten, die wir ausüben.

3. Verantwortlicher der Verarbeitung und seine Verpflichtungen

Die A.G. Jean Convents, mit Sozialsitz gelegen Simarstrasse 36 in 4700 EUPEN und mit der ZUD Nummer BE 0417.907.771, ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Bei der Sammlung und der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten halten wir die belgische Gesetzgebung ein bezüglich des Schutzes der personenbezogenen Daten und die allgemeine Regelung bezüglich des Datenschutzes (DSGVO) ab ihrem Inkrafttreten am 25. Mai 2018.

4. Personenbezogene Daten

Aufgrund Ihrer Tätigkeiten und der Beziehungen zu unserem Unternehmen übermitteln Sie uns die folgenden personenbezogenen Daten : Daten bezüglich Ihrer Identität und Ihre Kontaktdaten (Name, Titel, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Handynummer, usw…). Aufgrund gewisser besonderer gesetzlichen Verpflichtungen (elektronische Aufzeichnung der Anwesenheiten, Arbeitserklärung 30bis) ist es möglich, dass Sie uns zusätzliche Daten (wie die E-ID Daten, Limosa Nummer, usw…) übermitteln müssen, um Ihre Anwesenheiten aufzuzeichnen.

Wir erlauben uns, Ihnen mitzuteilen, dass Sie die Verantwortung tragen für alle Daten, die Sie uns mitteilen. Wir verlassen uns auf deren richtigkeit. Wenn Ihre Daten nicht mehr aktuell sind, bitten wir Sie, uns unverzüglich darüber zu informieren.

Sie sind nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten zu übermitteln. Sie werden jedoch verstehen, dass es uns unmöglich sein kann, gewisse Dienste anzubieten und zusammenzuarbeiten, wenn Sie der Sammlung und Verarbeitung gewisser Daten nicht zustimmen.

5. Die Zweckbestimmung der Verarbeitung und die rechtliche Basis

5.1. Daten des Kunden

Im Rahmen unsere Dienstleistungen und Tätigkeiten sammeln und verarbeiten wir die Daten zur Identität und die Kontaktdaten unserer Kunden und deren Auftraggeber, deren Personal, Mitarbeiter, Angestellten und jeder weiteren nützlichen Kontakperson. Die Zweckbestimmungen dieser Verarbeitungen sind die Ausführung der Vereinbarungen mit unseren Kunden, die Verwaltung der Kunden, die Buchhaltung und die Tätigkeiten direkter Kundenwerbung, wie die Zusendung verkaufsfördernder oder geschäftlicher Informationen. Die rechtliche Basis sind die Ausführung des Vertrags, die Einhaltung gesetzlicher und verordnungsrechtlicher Verpflichtungen (wie zum Beispiel die Arbeitserklärung 30 bis) und/ oder unser legitimes Interesse.

5.2. Daten der Lieferanten und Subunternehmer

Wir sammeln und verarbeiten die Daten zur Identität und die Kontaktdaten unserer Lieferanten und Subunternehmer, sowie deren eventuellen Subunternehmer, deren Personal, Mitarbeiter, Angestellten und jeder anderen nützlichen Kontaktperson. Die Zweckbestimmungen dieser Verarbeitungen sind die Ausführung der Vereinbarungen mit unseren Kunden, die Verwaltung der Lieferanten/Subunternehmer, die Buchführung und die Tätigkeiten direkter Kundenwerbung, wie die Zusendung verkaufsfördernder oder geschäftlicher Informationen. Die rechtliche Basis sind die Ausführung des Vertrages, die Einhaltung gesetzlicher und verordnungsrechtlicher Verpflichtungen (elektronische Aufzeichnung der Anwesenheiten, die Arbeitserklärung 30bis, die Anwesenheitenlisten oder andere Verpflichtungen bei öffentlichen Aufträgen, usw.) und/oder unser legitimes Interesse (wie die direkte Kundenwerbung). Für die elektronische Aufzeichnung der Anwesenheiten werden gegebenenfalls die E-ID Daten oder die Limosa Nummer verarbeitet. Für die Zusendung direkter Kundenwerbung per E-Mail (wie Newsletter oder Einladungen zu Veranstaltungen) werden wir immer Ihr Einverständnis einholen, das Sie jederzeit widerrufen können.

5.3. Daten der Arbeitnehmer

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten unserer Arbeitnehmer im Rahmen der Personalverwaltung und der Lohnbuchhaltung. Aufgrund ihrer besonderen Wichtigkeit wird diese Verarbeitung in einer Regelung zum Schutz der Arbeitnehmerdaten genauer spezifiziert.

5.4. Andere Daten

Zusätzlich zu den Daten der Kunden, der Lieferanten / Subunternehmer und der Arbeitnehmer verarbeiten wir auch die personenbezogenen Daten anderer Personen wie zum Beispiel die neuer Kunden, potenzieller Kunden, nützlicher Kontakte in unserem Sektor, Sachverständigen, Networkingkontakte, usw.. Die Zweckbestimmung dieser Verarbeitungen sind in dem Interesse unserer Tätigkeiten, der direkten Kundenwerbung und der Public Relations. Die rechtliche Basis ist unser legitimes Interesse oder in bestimmten Fälle die Ausführung eines Vertrags.

6. Dauer der Aufbewahrung

Die personenbezogenen Daten werden von uns aufbewahrt und verarbeitet und dies für eine Zeitspanne, die aufgrund der Zweckbestimmungen der Verarbeitung und der Beziehung (vertraglich oder nicht) zwischen uns notwendig ist.

Die personenbezogenen Daten der Kunden und der Lieferanten oder der Subunternehmer werden in jedem Fall nach einer Dauer von 10 Jahren nach der Beendigung des Vertrages oder nach Ende des Projektes von unserem System gelöscht.

Eine Ausnahme betrifft jedoch die personenbezogenen Daten, die der Arbeitgeber aufgrund einer spezifischen Gesetzgebung länger behalten muß oder, die aufgrund eines anhängigen Streitfalls benötigt werden.

7. Rechte

Gemäß den Bestimmungen der belgischen Gesetzgebung zum Datenschutz und den Bestimmungen der allgemeinen Regelung zum Datenschutz möchten wir Sie über Ihre folgenden Rechte informieren. Jede Person hat folgende Rechte:

Recht auf Zugang: Sie haben das Recht, kostenfrei die Daten einzusehen, die wir über Sie gespeichert haben, und zu prüfen, zu welchen Zwecken diese Daten genutzt werden.

Recht auf Berichtigung : Sie haben das Recht auf Berichtigung (Korrektur) falscher, Sie betreffender, personenbezogener Daten sowie das Recht auf Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten.

Recht auf Streichung der Daten und Begrenzung der Datenerfassung: Sie haben das Recht, uns zu bitten, die Sie betreffenden personenbezogene Daten zu streichen oder die Bearbeitung dieser Daten im Rahmen und unter den Bedingungen der allgemeinen Regelung bezüglich des Datenschutzes zu begrenzen. Wir können die Streichung oder begrenzte Verarbeitung der Daten ablehnen, wenn wir diese Daten benötigen, um Lohnabrechnungen zu erstellen, einer gesetzlichen Auflage nachzukommen, der Erfüllung des Arbeitsvertrags nachzukommen oder wenn sie für uns von legitimem Interesse sind, insofern diese Daten für die Zwecke, zu denen sie erfasst wurden, genutzt werden.

Recht auf übertragbarkeit der Daten: Sie haben hat das Recht, die personenbezogene Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, üblicherweise genutzten und computerlesbaren Format zu erhalten. Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Datenverarbeiter weiterzugeben.

Recht auf Einspruch : Sie haben das Recht, sich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus legitimen und ernstzunehmenden Gründen zu widersetzen. Sie erkennen an, dass Sie sich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht widersetzen können, sofern wir diese benötigen, um Lohnabrechnungen zu erstellen, einer gesetzlichen Auflage nachzukommen, der Erfüllung des Arbeitsvertrags nachzukommen oder wenn sie für uns von legitimem Interesse sind, insofern diese Daten für die Zwecke genutzt werden, zu denen sie erfasst wurden.

Recht auf Widerruf des Einverständnisses: Zur Verarbeitung personenbezogener Daten bedarf es Ihres Einverständnisses. Sie können dieses Einverständnis allerdings widerrufen. Diese Daten werden dann nur verarbeitet, wenn wir uns auf eine andere rechtliche Grundlage stützen können.

Automatisierte Entscheidungen und Profilerstellung: Wir bestätigen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht zur Profilerstellung genutzt wird und dass es keine vollständig automatisierten Entscheidungen gibt.

Zur Ausübung Ihrer vorgenannten Rechte können Sie sich an die A.G. Jean Convents richten. Die verantwortliche Person ist Herr Renardy Philippe. Die Kontaktdaten sind die des Büros.

Wir setzen alles daran, dass Ihre personenbezogenen Daten gemäß der anwendbaren Bestimmungen gewissenhaft und legitim verarbeitet werden. Sollten Sie trotzdem der Ansicht sein, dass Ihre Rechte nicht respektiert werden und denken, dass Ihre Bedenken in unserem Unternehmen nicht ernst genommen werden, steht es Ihnen frei, sich an folgende Einrichtung zu wenden:

Commission de la protection de la vie privée Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Tel. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
E-Mail : commission@privacycommission.be

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, gerichtlich klären zu lassen, ob Sie durch die Verarbeitung Ihrer Daten durch den Arbeitgeber einen Schaden erlitten haben.

8. Weitergabe der Daten an Dritte

Gewisse personenbezogene Daten, die der Arbeitgeber erfasst hat, werden an Dritte weitergegeben und durch diese verarbeitet. Dazu gehören unsere IT Dienstleister, unser Buchhalter, unser Betriebsrevisor, sowie die Regierung. (Elektronische Aufzeichnung der Anwesenheitszeiten, die Arbeitserklärung 30bis, oder andere Verpflichtungen bei öffentlichen Aufträgen, usw.)

Es besteht die Möglichkeit, dass eine oder mehrere Drittparteien außerhalb der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft (EWG) angesiedelt sind. Die personenbezogenen Daten werden allerdings nur an Drittparteien weitergegeben, die in Ländern mit ausreichendem Sicherheitsstandard angesiedelt sind.

Die Arbeiter, Manager und/oder Vertreter der oben genannten Dienstleister oder Institutionen sowie von ihnen mit speziellen Missionen beauftragte Dienstleister sind verpflichtet, die Vertraulichkeit der personenbezogene Daten zu respektieren und diese nur zu den Zwecken zu nutzen, zu denen sie ihnen anvertraut wurden.

Wenn nötig, können die personenbezogenen Daten an weitere Drittparteien weitergegeben werden. Dies kann der Fall sein, wenn unsere Aktivitäten teilweise oder ganz umstrukturiert werden, wenn wir unsere Aktivitäten abtreten oder im Falle eines Konkurses. Es kann ebenfalls vorkommen, dass personenbezogene Daten weitergegeben werden müssen aufgrund einer Verwaltungsanordnung oder um einer speziellen gesetzlichen Auflage nachzukommen. In diesem Fall werden wir uns bemühen, Sie soweit dies möglich ist im Vorhinein über die Weitergabe der Daten an Dritte zu informieren. Sie erkennen jedoch an und verstehen, dass es unter bestimmten Umständen aufgrund eventueller technisch und wirtschaftlich einschränkenden Faktoren nicht immer möglich ist, oder dass eventuelle gesetzliche Einschränkungen anzuwenden sind.

Wir verkaufen in keinem Fall Ihre personenbezogenen Daten. Ohne Ihre vorherige Einwilligung stellen wir sie keinem Rekrutierungsunternehmen oder Anbietern mit ähnlichem Geschäftsmodell zur Verfügung.

9. Technische und organisatorische Maßname

Wir ergreifen alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, die notwendig sind, um die Daten sicher zu verarbeiten und die personenbezogenen Daten gegen Vernichtung, Verlust, Fälschung, unerlaubten Zugriff oder irrtümliche Mitteilung an Dritte zu schützen und jede unerlaubte Verarbeitung zu vermeiden.

In keinem Fall kann die A.G. Jean Convents verantwortlich gemacht werden für eventuelle direkte oder indirekte Schäden aufgrund einer irrtümlichen oder unerlaubten Benutzung der personenbezogenen Daten durch einen Dritten.

10. Zugang durch Dritte

Zum Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geben wir unseren Arbeitnehmern, Mitarbeitern und Beauftragten Zugang zu Ihren Daten. Wir garantieren einen vergleichbaren Sicherheitsstandard aufgrund der vertraglichen Verpflichtungen, die wir diesen Arbeitnehmern, Mitarbeitern und Beauftragten vorschreiben. Diese vertraglichen Verpflichtungen sind vergleichbar mit diesen, die in dem Datenschutzbescheid beschrieben sind.

11. Haben Sie noch Fragen?

Falls Sie nach dem Lesen dieser Informationen über den Datenschutz noch Fragen bezüglich der Sammlung und der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie uns per Brief oder per E-Mail unter info(at)conventsag.be kontaktieren.